Одна й та сама остання одиниця товару може одночасно з'явитися на сайті, маркетплейсі й у пропозиції менеджера. Якщо канали дивляться лише на фізичний або обліковий залишок, кожен із них вважає товар вільним. Результат — два підтверджені замовлення, один товар і вибір, якому клієнту відмовити.
Резервування розв'язує цю проблему, якщо воно працює як єдине правило для всіх каналів. Резерв фіксує, що певна кількість уже обіцяна конкретному замовленню, хоча фізично товар ще може залишатися на полиці.
Що змінює резерв
Доступний залишок = придатний обліковий залишок − активні резерви − блокування.
Якщо на складі є 20 придатних одиниць, 6 зарезервовано під оплачені замовлення, а 2 заблоковано для перевірки, новим клієнтам можна запропонувати 12. Сам резерв не є списанням і не змінює загальну кількість товару.
| Подія | Обліковий залишок | Резерв | Доступно |
|---|---|---|---|
| До замовлення | 20 | 0 | 20 |
| Підтверджено 6 одиниць | 20 | 6 | 14 |
| 2 одиниці заблоковано | 20 | 6 | 12 |
| 6 одиниць відвантажено | 14 | 0 | 12 |
М'який і жорсткий резерв
| Тип | Коли доречний | Основний ризик |
|---|---|---|
| М'який | Кошик, попередня заявка або коротке очікування оплати | Надто довгий строк штучно приховує товар від продажу |
| Жорсткий | Підтверджене, оплачене або прийняте менеджером замовлення | Ручне зняття без контролю залишає клієнта без товару |
Для кошика на сайті часто достатньо короткого м'якого резерву. Після оплати або підтвердження менеджером він переходить у жорсткий. Бізнес сам визначає межу, але однакові статуси мають однаково впливати на доступність у всіх каналах.
Життєвий цикл резерву
- Створення. Система перевіряє доступну кількість і прив'язує резерв до замовлення, складу та товару.
- Підтвердження. Після оплати або перевірки умов резерв отримує гарантований статус.
- Комплектація. Працівник відбирає конкретні одиниці; за потреби резерв переноситься на комірку, партію або серійний номер.
- Відвантаження. Фактичне вибуття зменшує обліковий залишок, а виконана частина резерву закривається.
- Зняття. Після скасування, відмови або завершення строку невикористана кількість повертається в доступний залишок.
Критично, щоб кожен перехід був ідемпотентним: повторна оплата, повідомлення з маркетплейсу або натискання кнопки не повинні створити другий резерв для того самого рядка замовлення.
Строк дії: товар не можна заморожувати назавжди
Для неоплачених замовлень потрібен строк завершення резерву. Він залежить від способу оплати, швидкості обороту й обіцянки клієнту. Для дефіцитного товару це можуть бути 15–30 хвилин, для рахунку юридичній особі — узгоджений робочий день.
Перед автоматичним зняттям система має перевірити актуальний статус платежу. Якщо банк уже підтвердив операцію, але повідомлення прийшло із затримкою, просте завершення таймера може звільнити оплачений товар.
Частковий резерв і дефіцит
Клієнт замовив 10 одиниць, а доступно 7. Можливі три політики:
- зарезервувати 7 і погодити окрему дату для решти;
- не резервувати нічого, доки не буде повної кількості;
- створити 7 у резерві й 3 у підтвердженому очікуванні постачання.
Політика повинна бути видимою менеджеру й клієнту. Не можна показувати всі 10 як готові до відвантаження, якщо три існують лише в плані закупівлі.
Що відбувається після зміни замовлення
| Зміна | Правильна дія з резервом |
|---|---|
| Кількість зменшено | Одразу звільнити різницю |
| Товар замінено | Створити резерв нового товару, потім безпечно зняти старий |
| Склад змінено | Перевірити доступність на новому складі до перенесення |
| Замовлення скасовано | Зняти невиконаний резерв один раз і зафіксувати причину |
| Відвантажено частково | Закрити виконану частину, решту залишити або погоджено зняти |
Контроль резервів
- Єдине джерело доступного залишку для сайту, маркетплейсів і менеджерів.
- Звіт про прострочені резерви з замовленням, відповідальним і причиною.
- Заборона ручного зняття жорсткого резерву без ролі та журналу дій.
- Окремі правила для передзамовлення, транзитного товару й повернень.
- Перерахунок доступності після кожної зміни, а не за нічним розкладом.
- Сповіщення, якщо резерв є, а замовлення не рухається до комплектації.
Висновок
Правильний резерв — це зв'язок між товаром, складом, кількістю, замовленням, строком і статусом. Він не списує товар, а чесно зменшує доступність для нових продажів. Після відвантаження резерв переходить у фактичний рух, а після скасування гарантовано звільняється.
Коли резерви впорядковані, наступне завдання — регулярно перевіряти точність залишків без зупинки всієї операції. Для цього використовується циклічна інвентаризація. Переглянути модуль каталогу Business Reactor.
