Дебіторська заборгованість виникає, коли товар уже відвантажено або послугу виконано, а гроші ще не отримані. Відстрочка може збільшувати продажі, але фактично компанія фінансує клієнта власними коштами. Без правил зростання виручки перетворюється на нестачу грошей.
Контроль не починається після прострочення. До продажу потрібно визначити, кому доступна відстрочка, на яку суму, до якої дати та що станеться при порушенні.
Розділіть нормальну й прострочену заборгованість
| Стан | Ознака | Дія |
|---|---|---|
| Поточна | Строк оплати ще не настав | Підтвердити рахунок і нагадати до дати |
| Очікується сьогодні | Настала погоджена дата | Перевірити надходження та зв'язатися за регламентом |
| Прострочена | Дата минула, повної оплати немає | Зафіксувати причину, обіцянку й наступну дію |
| Спірна | Клієнт не визнає суму або якість виконання | Відокремити претензію від безспірної частини |
| Сумнівна | Контакт втрачено або є ознаки неплатоспроможності | Ескалація, юридична оцінка, резерв ризику |
Кредитна політика до продажу
Для кожного сегмента зафіксуйте:
- умови отримання відстрочки;
- кредитний ліміт;
- максимальний строк;
- потрібні документи й підтвердження;
- роль, яка погоджує виняток;
- правило зупинки нового відвантаження;
- періодичність перегляду ліміту.
Ліміт має враховувати не лише історію оплат, а й поточну незакриту суму, оформлені замовлення та товар, підготовлений до відвантаження.
Доступний кредитний ліміт = Погоджений ліміт − Поточна дебіторка − Підтверджені невідвантажені замовлення з відстрочкою.
Віковий аналіз Aging
| Група | Що показує | Типова дія |
|---|---|---|
| Строк не настав | Планове майбутнє надходження | Підтвердження до дати |
| 1–7 днів | Рання затримка або технічна проблема | Оперативний контакт і точна дата |
| 8–30 днів | Системне порушення умов | Ескалація керівнику та обмеження відвантажень |
| 31–60 днів | Високий ризик повернення | План погашення, документи, юридична підготовка |
| Понад 60 днів | Критичний ризик | Індивідуальне рішення щодо стягнення та резерву |
Межі залежать від бізнесу й договорів. Головне — не змішувати всі борги в одну суму.
Обіцянка оплатити — окремий об'єкт контролю
Коментар «клієнт обіцяв» нічого не контролює. Обіцянка повинна мати суму, дату, контактну особу, підставу й відповідального за перевірку. Якщо дата минула, система автоматично повертає позицію в прострочення й підвищує рівень ризику.
Кількість порушених обіцянок важливіша за красиві пояснення. Вона впливає на наступний ліміт і умови.
Ролі продажів і фінансів
| Роль | Відповідальність | Чого не повинно бути |
|---|---|---|
| Менеджер продажів | Погодити умови, підтримувати контакт, знати стан клієнта | Самостійно безслідно переносити дату |
| Фінанси | Підтверджувати надходження, вести aging і регламент | Дізнаватися про домовленості з особистого чату |
| Керівник | Погоджувати винятки, ліміти та ескалацію | Роздавати відстрочку без оцінки загального ризику |
| Юрист | Перевіряти документи й стратегію стягнення | Підключатися лише після втрати доказів |
Клієнт має отримувати узгоджену комунікацію. Одночасні суперечливі дзвінки від продажів, бухгалтера й директора руйнують відносини.
Приклад пріоритету
Клієнт А винен 300 000 грн із простроченням 5 днів, підтвердив оплату завтра й завжди платив вчасно. Клієнт Б винен 90 000 грн уже 45 днів, двічі порушив обіцянку й просить нове відвантаження.
За сумою більший ризик здається у клієнта А, але за поведінкою й строком пріоритет роботи вищий у клієнта Б. Рішення має враховувати суму, вік, історію, обіцянки, документи та вплив на поточні поставки.
Сценарій комунікації
- До строку — переконатися, що рахунок і документи отримані.
- У дату — перевірити платіж і нагадати без звинувачення.
- Після затримки — отримати конкретну причину, суму та дату.
- За порушення обіцянки — ескалувати й застосувати погоджене обмеження.
- Для спору — зафіксувати претензію, відповідального та строк вирішення.
- За високого ризику — зберегти документи й перейти до юридично коректної процедури.
Точні юридичні дії залежать від договору та законодавства; їх узгоджують із профільним спеціалістом.
Показники власника
- загальна та прострочена дебіторка;
- частка прострочення у виручці з відстрочкою;
- дні дебіторської заборгованості;
- сума за віковими групами;
- порушені обіцянки оплат;
- перевищення кредитних лімітів;
- концентрація боргу на найбільших клієнтах;
- прострочення за менеджерами, сегментами й товарами.
Типові помилки
- Відстрочка дається за проханням менеджера. Загальний ризик клієнта не видно.
- Контроль починається після 30 днів. Час для м'якого рішення втрачено.
- Дата змінюється без історії. Прострочення штучно зникає.
- Нове відвантаження триває автоматично. Борг росте швидше за повернення.
- Спірна сума блокує безспірну. Клієнт не сплачує навіть визнану частину.
- Продажі й фінанси мають різні дані. Клієнту надсилають суперечливі повідомлення.
- Висока виручка виправдовує будь-який борг. Маржа може не покрити ризик неповернення.
Дебіторка в Business Reactor
Business Reactor пов'язує рахунок, відвантаження, оплату, клієнта, менеджера, кредитний ліміт та обіцянку. Вікові групи рахуються від реальної дати, а перенесення зберігає історію.
Це дозволяє включати реалістичні очікування до платіжного календаря й зупиняти зростання ризику до нового відвантаження.
Висновок
Контроль дебіторки починається до продажу: з кредитної політики, ліміту та строку. Після відвантаження потрібні aging, конкретні обіцянки, єдиний відповідальний і погоджена ескалація. Мета — повернути гроші й зберегти здорові відносини, а не накопичити список боржників.
Відстрочка є інструментом продажу лише тоді, коли її вартість, ліміт і ризик контролюються так само уважно, як ціна та маржа. Фінанси та облік Business Reactor.
