Дебиторская задолженность возникает, когда товар отгружен или услуга выполнена, а деньги ещё не получены. Отсрочка может увеличивать продажи, но компания фактически финансирует клиента своими средствами. Без правил рост выручки превращается в нехватку денег.
Контроль начинается до просрочки. Нужно определить, кому доступна отсрочка, на какую сумму, до какой даты и что произойдёт при нарушении.
Разделите нормальную и просроченную задолженность
| Состояние | Признак | Действие |
|---|---|---|
| Текущая | Срок оплаты не наступил | Подтвердить документы и напомнить до даты |
| Ожидается сегодня | Наступила согласованная дата | Проверить поступление и связаться по регламенту |
| Просроченная | Дата прошла, полной оплаты нет | Зафиксировать причину, обещание и следующее действие |
| Спорная | Клиент оспаривает сумму или качество | Отделить претензию от бесспорной части |
| Сомнительная | Контакт потерян или есть признаки неплатёжеспособности | Эскалация, юридическая оценка, резерв риска |
Кредитная политика до продажи
Для каждого сегмента зафиксируйте условия получения отсрочки, кредитный лимит, максимальный срок, необходимые документы, роль согласования исключения, правило остановки новых отгрузок и периодичность пересмотра.
Доступный кредитный лимит = Согласованный лимит − Текущая дебиторка − Подтверждённые неотгруженные заказы с отсрочкой.
Лимит учитывает не только историю оплат, но и текущую задолженность, оформленные заказы и товар, подготовленный к отправке.
Возрастной анализ Aging
| Группа | Что показывает | Типичное действие |
|---|---|---|
| Срок не наступил | Плановое будущее поступление | Подтверждение до даты |
| 1–7 дней | Ранняя задержка или техническая проблема | Быстрый контакт и точная дата |
| 8–30 дней | Системное нарушение условий | Эскалация и ограничение отгрузок |
| 31–60 дней | Высокий риск возврата | План погашения, документы, юридическая подготовка |
| Более 60 дней | Критический риск | Индивидуальное решение по взысканию и резерву |
Границы зависят от бизнеса и договора. Важно не смешивать все долги в одну сумму.
Обещание оплаты как объект контроля
Комментарий «клиент обещал» ничего не контролирует. Обещание должно иметь сумму, дату, контактное лицо, основание и ответственного за проверку. После нарушения позиция автоматически возвращается в просрочку с повышенным риском.
Число нарушенных обещаний влияет на следующий лимит и условия сильнее, чем красивые объяснения.
Роли продаж и финансов
| Роль | Ответственность | Чего не должно быть |
|---|---|---|
| Менеджер продаж | Согласовать условия, поддерживать контакт, знать состояние клиента | Без следа переносить дату |
| Финансы | Подтверждать поступления, вести aging и регламент | Узнавать о договорённостях из личного чата |
| Руководитель | Согласовывать исключения, лимиты и эскалацию | Давать отсрочку без оценки общего риска |
| Юрист | Проверять документы и стратегию взыскания | Подключаться после потери доказательств |
Клиент должен получать согласованную коммуникацию. Противоречивые звонки от продаж, бухгалтера и директора разрушают отношения.
Пример приоритета
Клиент А должен 300 000 грн с просрочкой 5 дней, подтвердил оплату завтра и раньше платил вовремя. Клиент Б должен 90 000 грн уже 45 дней, дважды нарушил обещание и просит новую отгрузку.
По сумме риск выше у А, но по поведению и сроку приоритет работы выше у Б. Решение учитывает сумму, возраст, историю, обещания, документы и новые поставки.
Сценарий коммуникации
- До срока убедиться, что счёт и документы получены.
- В дату проверить платёж и напомнить без обвинения.
- После задержки получить конкретную причину, сумму и дату.
- После нарушения обещания эскалировать и применить согласованное ограничение.
- При споре зафиксировать претензию, ответственного и срок решения.
- При высоком риске сохранить документы и перейти к юридически корректной процедуре.
Конкретные юридические действия зависят от договора и законодательства и требуют профильной проверки.
Показатели владельца
- общая и просроченная дебиторка;
- доля просрочки в продажах с отсрочкой;
- дни дебиторской задолженности;
- сумма по возрастным группам;
- нарушенные обещания оплат;
- превышения кредитных лимитов;
- концентрация долга у крупнейших клиентов;
- просрочка по менеджерам, сегментам и товарам.
Типичные ошибки
- Отсрочка даётся по просьбе менеджера. Общий риск клиента не виден.
- Контроль начинается после 30 дней. Время для мягкого решения потеряно.
- Дата меняется без истории. Просрочка искусственно исчезает.
- Новые отгрузки продолжаются автоматически. Долг растёт.
- Спорная сумма блокирует бесспорную. Не оплачивается даже признанная часть.
- Продажи и финансы видят разные данные. Клиент получает противоречивые сообщения.
- Высокая выручка оправдывает любой долг. Маржа может не покрыть риск невозврата.
Дебиторка в Business Reactor
Business Reactor связывает счёт, отгрузку, оплату, клиента, менеджера, лимит и обещание. Возраст считается от реальной даты, а перенос сохраняет историю.
Это позволяет включать реалистичные ожидания в платёжный календарь и останавливать рост риска до новой отгрузки.
Вывод
Контроль дебиторки начинается до продажи: с кредитной политики, лимита и срока. После отгрузки нужны aging, конкретные обещания, единый ответственный и согласованная эскалация. Цель — вернуть деньги и сохранить здоровые отношения.
Отсрочка является инструментом продаж только тогда, когда её стоимость, лимит и риск контролируются так же внимательно, как цена и маржа. Финансы и учёт Business Reactor.
